Une facture acquittée est une facture ordinaire sur laquelle le fournisseur ajoute la mention « acquittée » après avoir reçu le paiement en totalité. Ce n’est pas un document distinct, pas un nouveau numéro de facture : on complète l’existant. Ce document sert de preuve de règlement opposable face à une administration, une banque ou un partenaire commercial qui veut s’assurer que la créance est éteinte.
Ce que la réforme de facturation électronique change pour la preuve de paiement
La réforme de la facturation électronique introduit une distinction importante : les plateformes agréées doivent non seulement transmettre et recevoir les factures, mais aussi transmettre les données de paiement associées. La facture et la preuve de son règlement deviennent deux informations liées, mais traitées séparément dans le système.
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Concrètement, si votre logiciel de facturation ne sait pas associer automatiquement un paiement reçu à la facture correspondante, vous devrez le faire manuellement, et cette correspondance doit être conservée. Vérifier cette capacité avant de choisir ou de paramétrer un outil évite des situations difficiles lors d’un contrôle.
Pour les transactions en dehors du périmètre de la réforme, la logique reste la même : la mention « acquittée » ne suffit pas seule. Conservez aussi le relevé bancaire, la confirmation de virement ou le talon de chèque, et assurez-vous que ces justificatifs mentionnent bien le numéro de facture concerné.
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Mentions obligatoires sur une facture acquittée conforme
Il n’existe pas de liste légale figée propre à la facture acquittée, mais la pratique comptable et les usages judiciaires convergent vers un ensemble de mentions minimales pour qu’elle soit opposable.
- La mention « acquittée » apposée de façon visible, accompagnée de la date à laquelle le paiement a effectivement été reçu. Ni la date d’émission de la facture, ni celle du virement initié par le client.
- Le mode de règlement utilisé : virement bancaire (avec référence de transaction si possible), chèque, carte bancaire, espèces. Cette précision permet de croiser le justificatif avec le relevé de compte.
- Le montant réglé, notamment si le règlement ne couvre qu’une partie de la facture. Préciser la somme effectivement perçue évite toute ambiguïté sur le solde restant.
- La signature ou le cachet du fournisseur, qui authentifie la mention. Un tampon « Payé » sans signature peut suffire en pratique, mais une signature manuscrite ou électronique renforce la valeur du document.
Ces éléments se superposent à la facture d’origine, sans modifier son numéro ni ses montants initiaux. On n’efface rien, on ajoute.
Paiement partiel ou en plusieurs fois : ne pas apposer « acquittée » trop tôt
C’est le piège le plus courant. Un client règle un premier acompte, puis un solde. Entre les deux, la facture n’est pas acquittée : elle est partiellement réglée. Apposer la mention avant d’avoir reçu l’intégralité du montant expose le fournisseur à une difficulté sérieuse : le document atteste un paiement complet qui n’a pas eu lieu.
La bonne pratique dans ce cas est de ne jamais apposer « acquittée » avant que le dernier virement soit crédité sur le compte. Un virement simplement initié ou un chèque remis mais non encaissé ne comptent pas comme paiement reçu.
Pour un règlement en plusieurs fois par des moyens différents (par exemple un acompte en chèque et un solde par virement), indiquez les deux modes de règlement, les deux dates de réception et les deux montants.
La mention devient alors : « Acquittée : acompte de X € par chèque le [date] + solde de Y € par virement le [date] ». Ce niveau de détail évite toute ambiguïté si le client conteste ou si les deux paiements sont traités à des dates éloignées.
La difficulté est légèrement différente selon que vous utilisez un logiciel qui enregistre automatiquement les encaissements ou un traitement manuel sous tableur. Dans le premier cas, l’outil peut générer la mention dès que le solde est à zéro. Dans le second, c’est à vous de vérifier que le compte est bien crédité avant d’éditer le document final.
Qui rédige la facture acquittée et comment la transmettre
C’est toujours le fournisseur, en tant que créancier, qui appose la mention « acquittée ». Jamais le client. Le client peut en faire la demande, mais il ne peut pas modifier lui-même le document commercial de son fournisseur.
En pratique, on repart du fichier source de la facture initiale (PDF éditable, fichier Word ou Excel), on ajoute les mentions de paiement, puis on génère un nouveau PDF. Ce nouveau fichier porte idéalement un suffixe dans le nom (« facture-2025-042-acquittée.pdf ») pour le distinguer de la version originale dans les archives.
La transmission se fait par email, avec un objet clair du type « Facture n°042 – acquittée ». Certains logiciels de facturation permettent de générer ce document directement depuis l’interface de suivi des paiements, ce qui réduit les erreurs de manipulation.
Durée de conservation et valeur en cas de litige
Une facture acquittée est un document comptable soumis aux règles de conservation habituelles. Cette obligation s’applique aux deux parties : le fournisseur conserve l’original acquitté, le client conserve sa copie comme preuve de paiement.
En cas de litige, la facture acquittée a une valeur de preuve, mais elle n’est pas absolue. Un juge peut demander à la corroborer avec le relevé bancaire ou la confirmation de transaction. C’est pourquoi conserver les justificatifs du moyen de paiement aux côtés de la facture acquittée forme un dossier cohérent, plus difficile à contester que chaque pièce prise isolément.
Si le document est contesté (le client affirme ne pas avoir payé malgré la mention), c’est au fournisseur de prouver la réception effective des fonds. Sans relevé bancaire ou référence de transaction, la facture acquittée seule peut ne pas suffire.
La facture acquittée reste un outil simple à condition de ne l’utiliser que lorsqu’elle est justifiée : paiement intégral reçu, mentions complètes, justificatifs de paiement archivés avec elle. Utilisée trop tôt ou de façon incomplète, elle crée exactement le problème qu’elle est censée résoudre.
